Cómo aumentar la eficacia de tus reuniones
Cómo aumentar la eficacia de tus reuniones
¿Quién dijo que las reuniones eficaces no existen? Es verdad que son escasas y que muy pocos las practican pero te puedo asegurar que existen.
Es posible que incluso creas que no existen porque se han convertido en un fenómeno tan paranormal que puedes pasar toda tu vida sin haber pasado ni una sola vez por esa experiencia, pero… ¿Por qué no ser tú quien las haga posibles?
Te voy a dar algunas pautas en este post para que consigas dirigir al menos una de este tipo en tu vida y probar así la experiencia.
MOTIVOS PARA HACER REUNIONES INEFICACES
Antes de darte estas pautas te daré algunos de los motivos por los que nos puede interesar que las reuniones no sigan unas pautas y que se conviertan en una pérdida de tiempo. Lo más probable es que estas causas sean inconscientes pero no dejan de ser algunos de los motivos que provocan reuniones que no sirven para nada útil. Estos podrían ser algunos de los motivos:
– Quitarse parte de la responsabilidad de una decisión: el hecho de tomar decisiones al lado de otras personas permite difundir la responsabilidad y de ese modo si algo no sale bien siempre se puede decir que no fuiste tú el que tomó la decisión.
– No necesitas enfrentarte al papel en blanco: uno de los mayores retos que puedes tener a la hora de gestionar proyectos y/o equipos es enfrentarte al papel en blanco, es decir, a empezar algo desde 0. El hecho de estar rodeado de otros y que lo empiecen por ti, alarga el proceso pero te quita parte de esa incomodidad.
– Tienes le sensación de que has hecho mucho: de algún modo puedes provocar que haya una reunión tras otra porque de ese modo acabas sintiendo al final del día que «no has parado» y eso te puede crear una falsa sensación de productividad.
– No tienes que hacer tareas más pesadas: el hecho de estar reunido te permite autojustificarte sobre por qué no has llegado a realizar algunas tareas. Además, lo más probable es que las tareas que has dejado sean las más incómodas pero a su vez suelen ser las más importantes.
PAUTAS PARA CREAR REUNIONES EFICACES
Podemos encontrar cientos de pautas que te permitirán mejorar tus reuniones pero en este caso prefiero compartir 5 y que las puedas aplicar hoy mismo que no darte 100 y que no sepas ni cómo ni cuándo empezar con ellas.
PAUTA 1: ORDEN DEL DÍA
Una reunión no debería tener lugar sin un mínimo orden del día. Con esto no me refiero a un orden del día elaborado semanas antes con ítems muy especificados sino al menos un correo el día anterior con los puntos más importantes a tratar. Esto permite que los asistentes tengan mínimamente la opción de prepararse antes de llegar a la reunión lo que mejorará las aportaciones de todos ellos en la reunión. Además, este orden del día se debe seguir a rajatabla en la misma ya que nos servirá para centrar la atención de todos los asistentes y no perder tiempo en otros temas que no son el motivo de la misma.
PAUTA 2: PUNTUALIDAD MÁXIMA.
Esta pauta la podemos entender desde dos puntos de vista, es decir, tanto como puntualidad de inicio como de fin. Todos podemos tener un imprevisto que nos haga llegar unos minutos tarde pero si por costumbre inicias la reunión más tarde de la hora, los puntuales acaban gestionándose para llegar a la hora en que se inicia y no a la que habías convocado. Es decir, si acabáis empezando 20 minutos más tarde de lo previsto, hasta el puntual se adaptará a ese horario para no estar allí perdiendo el tiempo. A su vez también es importante que seamos puntuales en poner fin a la misma porque seguro que alguno de los participantes tiene otros timings planificados al finalizar la reunión por lo que si la acabas 20 minutos más tarde de lo previsto, les fuerzas a llegar una vez más tarde a otros lugares y creas un círculo vicioso en el que siempre hay esperas.
PAUTA 3: TIEMPO MÁXIMO PARA CADA TEMA
En el mismo orden del día puede ser muy útil definir el tiempo máximo que se le dedicará a cada punto y poner durante la reunión una cuenta atrás. Recomendamos una cuenta atrás porque de ese modo es el mismo dispositivo el que anuncia que ha pasado el tiempo previsto. Es posible que aun así alguien necesite aportar algo más pero habitualmente lo hace de forma más ágil porque sabe que ya está fuera de tiempo.
PAUTA 4: ROL DE MODERADOR
No siempre es necesario tener un moderador en cada reunión pero dado que no tenemos la práctica de hacer reuniones eficaces, nos puede servir como una guía perfecta. Al principio podemos necesitar esta figura que cuidará de que estemos en el punto exacto del orden del día, de que no nos extendamos más de lo previsto en cada punto o de que los turnos de palabra estén correctamente equilibrados.
PAUTA 5: DECISIONES FINALES CLARAS
Uno de los aspectos más paradójicos en muchas reuniones que he vivido, es que se discuten ampliamente los temas, se argumenta, se contraargumenta, se justifican algunas decisiones tomadas y se analizan al detalle algunos problemas, pero es sorprendente la cantidad de veces en que la reunión se queda ahí. Es decir, se profundiza en lo ocurrido en el pasado pero no se plantea con detalle qué es lo que se cambiará cuando vuelva a pasar en el futuro. Por este motivo puede resultarnos muy útil aprovechar el orden del día para anotar en el mismo las decisiones que se han tomado, quién será el/los responsables de llevarlas a cabo, los recursos necesarios, etc.
RETO DE LA SEMANA:
Esta semana el reto consistirá en que elijas al menos dos de estas pautas y las lleves a cabo en una reunión. Tan simple como elegir dos de ellas y notar los efectos que se producen en la eficacia de la propia reunión. ¿Mejoran los resultados?
¡Nos vemos la próxima semana!
