El poder de los pequeños hábitos: el Email

¿Te gustaría tener una caja con 180 horas extras para ti? ¿Qué harías con estas 180 horas? Seguro que hay en algo en tu vida que llevas queriendo hacer durante mucho tiempo, pero parece que nunca encuentras el momento para ello. 

Al menos la queja más habitual que escucho en el mundo empresarial, y sobretodo entre mandos intermedios, responsables y entre directivos es la de “es que no tengo tiempo”. 

A lo largo de mi vida, por escasez de recursos no he tenido más remedio (cómo indica mi nombre completo…María Remedio…😉) que buscar soluciones para llegar a mil cosas personales y profesionales. Esto me ha permitido desarrollar pequeños hábitos, simples pero con resultados realmente extraordinarios. Y te puedo decir que no es magia, sino que es hábito y disciplina para aplicarlo.

Hoy compartiré contigo uno de esos hábitos y me encantaría que lo experimentases y calculases por ti mismo los ahorros en tiempo que te puede suponer. 

AHORRA TIEMPO CON LOS EMAILS

La lectura y redacción de emails se ha convertido en una de nuestras tareas favoritas para la distracción. Los emails llegan a cualquier hora del día y parece que cada vez más, de la noche. Además, nos suelen llegar a nuestro móvil por lo que puedes estar cada 5 minutos conectado. Si a esto añadimos que todos tenemos en nuestros trabajos alguna que otra tarea incómoda, temas que se nos resisten y que movemos en la agenda de un día para otro, los emails son la excusa perfecta para no ponernos manos a la obra con aquello que nos incomoda y, que a su vez suelen ser los temas más importantes de nuestro trabajo. Por este motivo necesitamos seguir unas pautas básicas para no derrochar ese recurso tan valioso:

   – Planifica en tu agenda espacios para la lectura y respuesta de mails: cada vez que revisamos un e-mail, desplazamos nuestra atención de otras tareas y este proceso de readaptación supone en algunos casos varios minutos para estar completamente centrados. Si en vez de revisar los correos cada vez que entran en nuestra bandeja de entrada, dedicamos 2 o 3 momentos del día para revisarlos, podemos ahorrar una gran cantidad de tiempo. Por ejemplo, si lo miras 10 veces al día, podemos recuperar con esto el primer minuto en el que necesitas conectar con el email y el minuto que gastes para volver a lo que estabas haciendo, es decir, 16 minutos al día.

   – Utiliza la bandeja de entrada como recordatorio: no es extraño que algunas personas olviden responder a emails importantes puesto que se les pierden entre otros de tipo spam, mensajes de publicidad, o correos innecesarios en los que simplemente vas en copia. Una de las estrategias más efectivas para que no se produzcan este tipo de olvidos es que sigas estos cuatro pasos en la revisión y clasificación de tus correos: 

     1. Spams y correos publicitarios que no son de tu interés, directamente a la papelera. Sin leer. Si además alguno de ellos suele ser repetitivo, puedes darte directamente de baja ya que muchas veces utilizan datos vendidos por otras compañías. Por continuar con el ejemplo, es posible que recibas unos 15 correos de este tipo al día, por lo que podría suponer otros 5 minutos.

     2. Los que están leídos, pero no contienen nada importante, por ejemplo, un simple ok, pueden ser directamente eliminados. Al darle simplemente al eliminar podrías recuperar 2 minutos más al día por la agilidad de la acción.

     3. Los correos leídos sobre los que no hay que hacer ningún trabajo extra, pero contienen datos o documentos importantes, deben ser almacenados en carpetas perfectamente organizadas para que si necesitas recurrir a ellos puedas hacerlo en muy pocos segundos. Esto te podría ahorrar una media de 2 minutos más al día cada vez que tienes que buscar algún dato importante.

     4. Los correos importantes en los que todavía tienes alguna acción pendiente o no has podido responder pueden quedar en tu bandeja de entrada. Eso sí, estos correos implican acciones que hay que ejecutar, por lo que para que este sistema funcione correctamente, no deberías tener mucho más de 15 correos en la misma.

   – CC o CCO: este apartado debería servir para poner solamente a aquellas personas que es imprescindible que participen del mismo o tengan una necesidad imperiosa de estar informados. El hecho de incluir a 20 personas en el correo tan solo tiene un efecto boomerang y es que creamos sistemas en los que también nos incluyen a nosotros y vamos saturando nuestra bandeja de entrada y nuestra jornada laboral. Si cada día te controlas y después de escribir un email eres capaz de quitar aunque sea a dos personas de la lista, esto puede reducir que tu aparezcas en aproximadamente 6 correos más, por lo que tendríamos 5 minutos más de ahorro.

   – Escribir un email: en nuestra propia redacción de emails, podemos encontrar una de las causas que nos lleva a invertir mucho tiempo para escribirlos y leer las respuestas a los mismos. Al principio, la estrategia que te voy a proponer puede sonar “grosera” pero después de probarla con distintos clientes y con nuestros colaboradores, veo que los resultados son significativos no solo para nosotros sino también para la persona que lo recibe.

Se trata de dar la información justa y necesaria de una forma organizada, sin rodeos, sin demasiadas palabras que desvíen el tema principal, ni con ninguna floritura. Te muestro un ejemplo que puede ser más significativo que muchas explicaciones:

Hola Luis, 

Te comento los puntos sobre los que necesito respuesta:

1. Horas extras fin de semana: ¿me puedes pasar entre hoy y mañana la planificación de horas extras de tu personal?

2. Compra de repuestos: ¿cuántas metros de material necesitas para reparar los cableados que aparecieron deteriorados? 

3. Después de haber revisado las 3 ofertas de formación que te he pasado, ¿cuál elegirías y por qué?

Muchas gracias.

El potencial de este tipo de correos no solo reside en el menor tiempo que tardas en escribirlo sino en varios puntos más:

     – La información aparece perfectamente organizada por lo que no necesitas perderte en párrafos y párrafos donde se queden algunos aspectos sin responder.

     – Al no necesitar conexiones entre unos puntos y otros, el tiempo de redacción se reduce a menos de la mitad.

     – El tiempo de lectura también se ve a su vez reducido por lo que facilitas a tu colaborador la lectura del mismo.

     – No solo te permite organizar la información, sino que uno de los puntos más potentes que tiene esta forma de estructurar los mensajes es que después la persona suele responder con la misma concisión y brevedad. En este caso utiliza los propios puntos para responder debajo de cada uno de ellos lo que una vez más te vuelve a facilitar la lectura de sus respuestas.

Tan solo con esta práctica, he conseguido reducir mi tiempo de redacción al día en 15 minutos si atendemos a que puedes reducir entre un minutos y dos por correo.

Vamos a sacar cuentas…así contabilizamos todos los ahorros que te he indicado:

PASO 1- AHORRO DIARIO:  16 + 5 + 2 + 2 + 5 + 15= 45 minutos al día

PASO 2- AHORRO A LA SEMANA: 45 minutos x 5 días= 225 minutos a la semana

PASO 3- AHORRO AL AÑO: 225 minutos a la semana x 48 semanas= 10.800 minutos al año

TOTAL HORAS: 180 horas al año

Evidentemente puedes pensar que soy una exagerada, que no me crees, que no piensas que 2 minutos por aquí y 5 por allá creen una diferencia tan grande, pero puedes replicar las cuentas por ti mismo con tu situación particular y hacer la prueba. Es muy posible que un 98% de personas lean este post y tan solo se queden pensando…”¡Ah, interesante, algún día lo probaré!”. Siento decirte que el “algún día” nunca llega por lo que si de verdad quieres ese regalo de “180 horas extra al año” puedes empezar con esto. Ojalá seas de ese 2% que se apuntan al poder de los pequeños hábitos.